Introducción

El módulo de “Encuesta” en wolkvox CRM te permite diseñar encuestas de satisfacción, generar un enlace único para compartirla con tus clientes y consolidar las respuestas en reportes para análisis y seguimiento.

Configuración

Habilita el permiso de “Encuesta” en el perfil de usuario

1. En wolkvox CRM, entra a “Configuración” desde el menú superior derecho (ícono de engranaje).
2. Ve a la pestaña “Usuarios”.
3. Entra a la pestaña “Perfiles”.
4. Selecciona el perfil que tendrá permiso (por ejemplo, “Administrador”) y entra a editarlo.

1. Dentro de la sección Administrador, 
2. Activa el checkbox “Encuesta”.
3. Da clic en “Editar” para guardar.
   • Resultado: los usuarios con ese perfil verán la pestaña Encuesta para crear y editar encuestas.

Entra al módulo de Encuestas

1. Ve nuevamente a “Configuración” (menú superior derecho).
2. Ingresa a “Personalizar”.
3. Abre la pestaña “Encuesta”.
4. Aquí verás una tabla con las encuestas existentes y un botón “Agregar Encuesta” para crear una nueva.

Crea una nueva encuesta

En la pestaña “Encuesta”, da clic en “Agregar Encuesta”.

Configura la encuesta en estas secciones:

Configuración general

• Nombre: nombre interno para identificarla en la lista (ej.: Encuesta - Cierre de caso).
• Descripción: propósito o cuándo se usará (ej.: Se envía 24 horas después del cierre).
• Módulo: selecciona el módulo del CRM al que quedará asociada la encuesta (ej.: Casos).

Configuración de la encuesta

• Título de la encuesta: encabezado visible para el cliente (ej.: ¿Cómo fue tu experiencia con nuestro soporte técnico?).
• Mensaje de la encuesta: texto breve de contexto/invitación.
• Texto del enlace de la encuesta: texto clicable que verá el cliente (ej.: Ir a la encuesta).
• URL del logo de la encuesta: debe ser una URL pública y en formato de imagen (para mostrar el logo/imagen en el formulario).
• Tamaño del logo de la encuesta: opciones Auto, Small, Medium, Large (Auto ajusta el tamaño automáticamente; Small/Medium/Large fuerzan un tamaño predefinido).
• Tipo de calificación de la encuesta: opciones Estrellas (calificación con estrellas) o Radio (selección tipo radio).
• Cantidad de puntos de calificación de la encuesta: opciones 1, 2, 3, 4, 5 (define cuántos puntos/valores podrá elegir el cliente).
• Activar comentario del cliente: habilita un campo adicional para que el cliente deje un comentario libre.

Agrega y configura preguntas adicionales

1. Abre la sección “Preguntas adicionales”.
2. Haz clic en el botón “+” para añadir una pregunta.
   • Se crea un bloque de “Nueva pregunta” y tendrás:
3. Ícono de tuerca: para configurar/editar la pregunta.
   • Ícono de papelera (rojo): para eliminar la pregunta.
4. Cambia el texto “Nueva pregunta” por el enunciado real.
5. Elige el tipo de pregunta:
   • Texto: respuesta libre escrita por el cliente.
   • Lista desplegable: respuestas predefinidas; agrega opciones escribiendo cada una en el campo de opciones y presionando Enter para registrarla.
   • Casilla de verificación: muestra una selección basada en la Cantidad de puntos definida en la encuesta; se presenta como estrellas o radio según el “Tipo de calificación”.
6. Activa Obligatorio si quieres que esa pregunta deba completarse antes de enviar la encuesta.

1. Mientras configuras, la pantalla muestra una vista previa del formulario para validar cómo lo verá el cliente.
2. Cuando termines, haz clic en “Guardar” (arriba a la derecha).

Obtén el enlace para compartir la encuesta (y entiéndelo)

Regresa a la lista de encuestas.

1. En la columna “Acciones”, haz clic en el menú de tres puntos.
2. Selecciona “Copiar”. 
3. El sistema copia un HTML/enlace al portapapeles.
   1. Importante: el enlace incluye una variable obligatoria [wolkvox_id] 
   2. El link se genera con un rid=[wolkvox_id], por ejemplo: .../satisfaction_survey.php?tid=...&rid=[wolkvox_id]
4. [wolkvox_id] debe reemplazarse por el wolkvox_id real de un registro existente en un módulo.
   • Ese wolkvox_id se obtiene al abrir un registro del módulo en el navegador: es el valor al final de la URL, después de /edit/.
   • Ejemplo (manual): si el registro termina en /edit/675a408d/, ese es el wolkvox_id y el link quedaría con rid=675a408d

Envía la encuesta de forma automática

Para evitar reemplazar el wolkvox_id manualmente, lo ideal es usar las herramientas de correo en wolkvox CRM:

• Pega el enlace tal cual (con [wolkvox_id]) en una plantilla de email o en el cuerpo/HTML de comunicaciones asociadas a un registro (por ejemplo, un Caso).
• Cuando el sistema envía el correo desde un registro, reemplaza automáticamente [wolkvox_id] por el id real del registro asociado.
• Ejemplo típico: configurar que en el módulo de “Casos” se envíe un correo al finalizar el caso, incluyendo el enlace de la encuesta.

Consulta respuestas con un reporte en wolkvox CRM

Para ver las encuestas diligenciadas:

1. Ve al módulo “Reportes” (menú lateral izquierdo).
2. Haz clic en “Agregar”.

Configura el reporte

• Nombre.
• Descripción.
• Seleccionar módulo: elige “Encuesta de satisfacción”.
• Seleccionar campos: elige lo que deseas visualizar. Campos disponibles:
  • wolkvox_id
  • Nombre de la encuesta
  • Descripción de la encuesta
  • Módulo de la encuesta
  • ID del registro
  • Respuesta del usuario
  • Comentario del usuario
  • Fecha de creación
• Campo de filtro: Fecha de creación o Fecha de modificación.
• Filtro de fecha: rango para limitar la información del reporte.

Descarga el reporte

1. En la parte superior derecha hay un campo que permite establecer el correo electrónico al que deseas que se notifique cuando el reporte esté listo para descargarse.
2. Puedes usar el buscador para colocar el nombre de un reporte en específico y filtrar la tabla de reportes.
3. Una vez localices el reporte de Encuesta da clic en el botón “Descargar”.
   • Debes esperar que te llegue la notificación al correo electrónico que colocaste en el campo superior.
   • Desde dicho correo podrás descargar el reporte.