Introducción

wolkvox CRM permite configurar módulos, formularios, campos, reglas, acciones, tipificaciones, alertas y otros elementos para adaptar la plataforma a las necesidades de cada operación.

Algunas de estas configuraciones tienen límites específicos, mientras que otras permiten crear tantos elementos como sean necesarios. Además, existen capacidades y restricciones relacionadas con la carga y descarga de información, el almacenamiento, las sesiones de usuario, las licencias y el consumo de APIs.

Conocer estos límites permite planificar las configuraciones, gestionar grandes volúmenes de información y aprovechar adecuadamente los recursos disponibles en la operación.

A continuación, encontrarás las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre los límites y las capacidades de configuración y funcionamiento de wolkvox CRM.

Resumen de límites y capacidades

Configuración de módulos, formularios y campos

Carga, descarga y rendimiento

Sesiones, licencias, almacenamiento y APIs

Preguntas frecuentes

Módulos, formularios y campos

¿Cuántos módulos o formularios predeterminados se pueden crear en wolkvox CRM?

wolkvox CRM permite configurar un formulario predeterminado por cada proceso disponible. Si el formulario correspondiente a un proceso ya existe, no es posible crear otro del mismo tipo.

Los procesos disponibles para este tipo de formularios son:

• Casos.
• Empresas.
• Contactos.
• Reportes.
• Tablero.
• Preguntas frecuentes.
• Productos.
• Cotizaciones.
• Prospectos.
• Oportunidades.
• Pronósticos.
• Cobranzas.
• Proyectos.

Cada formulario predeterminado incluye campos propios del proceso correspondiente. Estos campos se mantienen en el formulario y pueden complementarse con campos personalizados, siempre que no se supere el límite de 300 campos.

¿Cuántos módulos o formularios personalizados se pueden crear?

No existe un límite máximo de formularios personalizados en wolkvox CRM.

Estos formularios permiten gestionar procesos específicos de la empresa y pueden crearse de dos maneras:

• Formulario libre: se crea inicialmente sin campos y permite incorporar los campos que requiera el proceso.
• Formulario de campaña: incluye inicialmente los campos de nombre, identificación y teléfono. También permite incorporar otros datos, como apellido, tipo de identificación, edad, sexo, país, departamento, ciudad, zona, dirección y teléfonos adicionales.

Restricción de nombres: los formularios personalizados no pueden utilizar los nombres reservados Casos, Reportes, Tablero, Contactos ni Empresas.

¿Cuál es la cantidad máxima de campos que se pueden configurar en un formulario?

Cada formulario de wolkvox CRM, predeterminado o personalizado, permite configurar hasta 300 campos en total.

Este límite incluye tanto los campos que vienen configurados por defecto como los campos adicionales creados por la empresa.

Ejemplo: si un formulario predeterminado contiene 20 campos, se podrán agregar hasta 280 campos adicionales.

Una vez alcanzado el máximo permitido, la opción para agregar nuevos campos queda deshabilitada.

¿Cuántos campos se pueden utilizar en la búsqueda general?

La búsqueda general permite utilizar hasta 4 campos, de los cuales máximo 2 pueden ser campos agregados por la empresa.

Si ya se alcanzó el límite y se necesita configurar otro campo para la búsqueda, primero debe desmarcarse uno de los campos que se encuentran activos.

Esta configuración permite definir qué datos se utilizan como criterios para localizar registros dentro del CRM.

¿Qué tipos de campos se pueden configurar y cuáles son sus límites?

wolkvox CRM dispone de diferentes tipos de campos para registrar información, seleccionar opciones, relacionar datos y realizar cálculos.

Cada campo se configura con un nombre y un tipo. El nombre admite letras, números y determinados caracteres especiales, pero no permite espacios dobles.

Dependiendo del tipo de campo, también es posible definir si es obligatorio, incorporar textos de ayuda y establecer qué perfiles tienen permisos para visualizarlo o editarlo.

A continuación, se describen los tipos de campos disponibles y sus principales características o restricciones.

Consideraciones adicionales:

• Campos calculados: admiten operaciones de suma, resta, multiplicación y división. También permiten trabajar con funciones para obtener la fecha actual, la fecha y hora actuales, calcular diferencias entre fechas, sumar tiempo a una fecha y extraer componentes como año, mes o día.
• Campos de tipo tabla: permiten organizar información repetitiva, por ejemplo, una relación de productos dentro de una cotización. Sin embargo, cada formulario admite únicamente un campo de este tipo.
• Campos de tipo dato protegido: permiten controlar qué parte del contenido se muestra. Por ejemplo, un número de identificación puede configurarse para que solo sean visibles sus últimos cuatro caracteres.

Acciones, tipificaciones y automatizaciones

¿Cuántas acciones se pueden configurar en un formulario?

No existe un límite máximo de acciones por formulario en wolkvox CRM.

Las acciones permiten automatizar tareas cuando ocurre un evento relacionado con los registros del formulario.

Cada acción puede configurarse con un nombre, una descripción, el momento de ejecución y la operación que debe realizar.

Los momentos disponibles son:

• Al crear un registro.
• Al editar un registro.
• Al eliminar un registro.

Las operaciones disponibles incluyen:

• Crear un registro en otro formulario: permite seleccionar el formulario de destino y relacionar los datos de origen con los campos correspondientes.
• Enviar un correo: permite utilizar una plantilla de correo previamente creada.
• Conectar un servicio externo: permite consultar o enviar información mediante una conexión con un servicio externo.
• Enviar a un punto de enrutamiento: permite seleccionar el destino correspondiente entre los puntos de enrutamiento disponibles.

También pueden configurarse condiciones para determinar cuándo debe ejecutarse una acción.

Estas condiciones permiten comparar el valor de un campo mediante coincidencias exactas, comprobar si contiene un texto determinado o identificar valores diferentes al indicado.

No se establece un límite máximo de condiciones para las acciones.

Ejemplo: al crear un registro con el motivo «Queja», se puede configurar una automatización que genere un caso en otro formulario o envíe un correo mediante una plantilla previamente definida.

¿Cuántos árboles de tipificaciones se pueden configurar en un formulario?

Cada formulario permite configurar un árbol de tipificaciones, sin límite máximo de niveles ni de opciones.

El árbol permite clasificar los resultados de las gestiones mediante una estructura jerárquica.

Para configurarlo, se requiere definir un nombre y una posición en pantalla. Ambos datos son obligatorios.

Adicionalmente:

• El árbol puede habilitarse o deshabilitarse.
• Por defecto, la tipificación es obligatoria antes de cerrar una gestión.
• Las opciones pueden crearse, modificarse o eliminarse.
• Cada opción permite definir un valor y una descripción.
• No existe un límite de profundidad para los niveles del árbol.

Configuraciones adicionales de tipificación

El árbol también permite definir determinados comportamientos durante el proceso de gestión, como ocultar el número de teléfono al tipificar, realizar la tipificación y pasar a la pausa posterior a la llamada, o ejecutar únicamente la tipificación.

En el módulo de Cobranzas, las opciones pueden incluir características adicionales:

• Un peso asociado a la tipificación.
• Un resultado de contacto: contacto con la persona correcta, contacto con otra persona o ausencia de conexión.
• Una característica de gestión que indique si la gestión fue acertada o no.

En Casos y en los formularios personalizados, también es posible configurar la tipificación de chats y guardar la ruta de niveles seleccionada.

¿Cuántos formularios web se pueden crear?

No existe un límite máximo de formularios web en wolkvox CRM.

Los formularios web permiten recopilar información de personas externas sin que necesiten ingresar directamente al CRM.

En su configuración se pueden definir:

• Los campos que estarán disponibles para diligenciar.
• El título del formulario.
• El logotipo de la empresa.
• El estilo del botón.
• Las reglas que permiten modificar valores según la información seleccionada por la persona.

Cuando el formulario web está relacionado con el módulo de Casos, también es posible establecer el tipo de caso, responsable, estado y prioridad.

Ejemplo: una empresa puede configurar un formulario web de solicitudes que recopile nombre, correo electrónico y motivo de contacto. Si el usuario selecciona «Queja», una regla puede establecer automáticamente el valor «Prioritario» en el campo correspondiente.

¿Cuántas reglas de campos se pueden configurar?

No existe un límite máximo de reglas de campos, ni de valores o campos relacionados en estas configuraciones.

Las reglas permiten modificar el comportamiento de otros campos según el valor seleccionado o registrado en un campo principal.

Se pueden configurar para realizar las siguientes operaciones:

• Mostrar campos: permite hacer visibles determinados campos cuando se cumple una condición.
• Establecer campos obligatorios: permite exigir el diligenciamiento de campos específicos según la información registrada.
• Cambiar valores: permite modificar automáticamente el contenido de un campo cuando se cumple la condición definida.

Las reglas pueden ejecutarse al crear un registro, al editarlo o en ambos momentos.

Ejemplo: si en un formulario el campo «Motivo» contiene el valor «Queja», una regla puede mostrar el campo «Detalle de la solicitud» y establecerlo como obligatorio.

¿Cuántas alertas se pueden configurar y cuáles son sus límites de programación?

wolkvox CRM permite configurar alertas sin un límite máximo de cantidad.

Las alertas se utilizan para ejecutar acciones tomando como referencia una fecha registrada en un campo del formulario.

Cada alerta permite definir:

• El campo de fecha que servirá como referencia.
• La cantidad de días de anticipación o retraso.
• La hora de ejecución.
• La operación que debe realizarse.

Las operaciones disponibles incluyen crear registros en otro formulario, enviar correos, conectar servicios externos y enviar a puntos de enrutamiento.

Límites de programación:

• Cada alerta debe programarse con un mínimo de 1 día de anticipación o retraso respecto a la fecha seleccionada.
• Las horas de ejecución se seleccionan en intervalos de 30 minutos.
• No existe un límite de cantidad de alertas configurables.

Ejemplo: se puede programar una alerta para enviar un correo de seguimiento al responsable de una oportunidad tres días antes de su fecha de cierre, a las 8:00 a. m.

¿Cuántas notificaciones se pueden configurar?

Las notificaciones permiten enviar avisos cuando ocurre un momento específico dentro de un proceso.

Para configurar una notificación, se debe seleccionar el momento de ejecución, el mensaje previamente creado y los destinatarios.

Cada momento de notificación admite una sola configuración.

Esto significa que, si se guarda una nueva configuración para un momento que ya tiene una notificación definida, la nueva configuración reemplaza a la anterior.

Esta restricción debe tenerse en cuenta al modificar notificaciones existentes para evitar sustituir configuraciones que todavía sean necesarias.

¿Cuántas relaciones de campos dependientes se pueden configurar?

No existe un límite máximo de relaciones entre campos dependientes ni de opciones asociadas a cada valor.

Los campos dependientes permiten relacionar listas dentro de un mismo formulario, de manera que las opciones disponibles en una lista cambien según la selección realizada en otra.

Para configurar esta funcionalidad, el formulario debe contar con al menos dos campos de tipo lista:

• Una lista principal, que determina la selección inicial.
• Una lista dependiente, que muestra las opciones relacionadas con el valor seleccionado.

Restricciones de configuración:

• No se puede repetir la misma pareja de listas dentro de las relaciones.
• Una lista no puede depender de otra que, a su vez, dependa de ella.
• No existe un máximo de relaciones o de opciones configurables por cada valor.

Ejemplo: al seleccionar «Colombia» en una lista de países, la lista de ciudades puede mostrar «Bogotá» y «Medellín». Si se selecciona «México», puede mostrar «Ciudad de México».

Esta funcionalidad permite organizar la información y facilitar el diligenciamiento de formularios con opciones relacionadas entre sí.

Carga, descarga de registros y archivos

¿Cuál es el tamaño máximo permitido para los archivos en wolkvox CRM?

El tamaño máximo permitido es de 80 MB por archivo.

Este límite debe tenerse en cuenta al preparar documentos y archivos que se incorporarán al CRM.

Si un archivo supera el tamaño permitido, será necesario reducirlo antes de intentar cargarlo.

¿Cuántos registros se pueden incluir en una carga masiva?

Los archivos utilizados para cargas masivas permiten manejar hasta 1.000.000 de filas y 300 columnas.

Esta capacidad facilita el ingreso de grandes volúmenes de información mediante archivos estructurados.

Es importante considerar tanto la cantidad de registros como el número de columnas al preparar el archivo de carga.

¿Cuánto tiempo puede tardar una carga masiva de registros?

Para una carga simple de 1.000.000 de registros, se establece como referencia un tiempo máximo de 3 minutos.

Sin embargo, el tiempo de procesamiento puede variar según el volumen de datos, la cantidad de campos involucrados y la carga concurrente del sistema.

Por esta razón, los tiempos de ejecución deben considerarse junto con las características de cada operación.

¿Cuál es el límite para descargar registros directamente desde el CRM?

La descarga directa de información permite obtener archivos de hasta 30 MB.

Este límite corresponde al tamaño del archivo generado y no a una cantidad fija de registros.

La cantidad de registros que puede contener una descarga depende de la información y los campos incluidos.

¿Cómo funciona la descarga de grandes volúmenes de registros?

Para descargas de mayor volumen, wolkvox CRM dispone de un proceso de descarga en segundo plano.

La información se procesa en lotes de 50.000 registros por enlace.

Cuando el archivo está listo, el sistema envía una notificación por correo electrónico para informar que la descarga se encuentra disponible.

El tiempo necesario para completar el proceso depende del volumen de información solicitado y de las condiciones de procesamiento del sistema.

Sesiones de usuario y acceso al CRM

¿Cuánto tiempo puede permanecer inactiva una sesión de wolkvox CRM?

El tiempo de espera permitido por inactividad es de 3 horas.

Este límite establece el periodo de inactividad contemplado para las sesiones de usuario.

¿Cuál es la duración máxima de una sesión activa?

Una sesión activa de wolkvox CRM tiene una duración máxima de 12 horas de trabajo continuo.

Este límite es independiente del tiempo de espera por inactividad.

¿Cuántas sesiones simultáneas puede tener un usuario?

Un usuario puede mantener un máximo de 3 sesiones simultáneas en wolkvox CRM Web.

Esta capacidad permite que un mismo usuario tenga varias sesiones abiertas, siempre que no supere el límite establecido.

Almacenamiento y licenciamiento

¿Cuánto almacenamiento se incluye por licencia?

wolkvox CRM dispone de una capacidad de almacenamiento de 2 GB por cada licencia facturada.

Este valor debe tenerse en cuenta al dimensionar las necesidades de almacenamiento de la operación.

Ejemplo: una operación con 10 licencias facturadas tendría una capacidad calculada de 20 GB de almacenamiento.

¿Qué ocurre con la información de una operación retirada?

La depuración de información correspondiente a operaciones retiradas contempla un periodo de 6 meses.

Este plazo debe tenerse en cuenta al planificar la conservación y recuperación de información de una operación que dejará de utilizarse.

¿Cuántas licencias admite un servidor de wolkvox CRM?

Un servidor de wolkvox CRM admite hasta 800 licencias.

Esta capacidad es una referencia para el dimensionamiento de operaciones que requieren un número elevado de usuarios.

¿Cuál es la cantidad mínima de licencias para un servidor dedicado?

Para una operación de wolkvox CRM con servidor dedicado, se establece un mínimo de 25 licencias a facturar.

Esta condición corresponde al esquema de licenciamiento para servidores dedicados.

¿Cuántos registros de campañas se permiten por licencia?

En servidores compartidos, el límite es de 10.560 registros de campaña por licencia.

Esta capacidad debe considerarse al planificar la cantidad de registros que se utilizarán en las campañas de la operación.

Ejemplo: para 10 licencias, el cálculo corresponde a 105.600 registros de campaña.

Consumo de APIs y tokens

¿Cuál es el tiempo máximo de respuesta para una solicitud API?

El tiempo máximo establecido para el consumo de una API de wolkvox CRM es de 30 segundos por solicitud.

Este límite debe considerarse al desarrollar integraciones que consulten o envíen información mediante APIs.

¿Cuántos registros se pueden consultar mediante una API?

El límite establecido es de 15.000 registros por página en una consulta.

Cuando se requiere consultar un volumen mayor de información, la cantidad de consultas que pueden realizarse depende del límite disponible de tokens.

¿Cuántas solicitudes simultáneas permite un token?

El consumo de APIs contempla un límite de 2 solicitudes simultáneas por segundo por token.

Esta restricción debe tenerse en cuenta al programar integraciones que ejecutan múltiples solicitudes.

¿Cuál es el límite diario de tokens para consumir las APIs?

El límite diario se calcula multiplicando la cantidad de licencias por 2.000 tokens.

Fórmula: Límite diario de tokens = Número de licencias × 2.000.

Ejemplo: una operación con 10 licencias tendría un límite calculado de 20.000 tokens diarios.

Este límite debe considerarse al dimensionar el volumen de consultas y solicitudes que realizará una integración.

¿Cuál es el límite de ejecuciones por AP?

El límite de ejecuciones por AP en wolkvox CRM es de 2 ejecuciones por segundo.

Esta restricción forma parte de las capacidades de procesamiento de la plataforma y debe contemplarse en las operaciones que utilizan este mecanismo.

Actualizaciones y rendimiento de la plataforma

¿Con qué frecuencia se actualiza wolkvox CRM?

La periodicidad establecida es de 3 actualizaciones por mes.

Estas actualizaciones forman parte del mantenimiento y evolución de la plataforma.

¿Los tiempos de carga y descarga siempre son iguales?

No. Los tiempos de procesamiento pueden variar de acuerdo con las características de cada operación.

Entre los factores que influyen se encuentran:

• El volumen total de datos que se procesará.
• La cantidad de campos involucrados.
• La carga concurrente del sistema.
• El procesamiento de módulos relacionados.

Por esta razón, los tiempos de carga y descarga deben contemplarse como referencias de capacidad de la plataforma y evaluarse según las características de cada proceso.

¿Qué sucede si una operación necesita superar alguno de los límites establecidos?

Los límites y capacidades de wolkvox CRM están establecidos para garantizar la estabilidad, la seguridad y el rendimiento de la plataforma.

Si una operación requiere superar alguna de estas capacidades, es necesario realizar una evaluación técnica previa para determinar la viabilidad del requerimiento.

Para este tipo de solicitudes, puedes comunicarte con el equipo de Customer Success de wolkvox.